Jana Gerhátová I když mnozí příslušníci managementu bývali léta zvyklí pracovat určité dny v měsíci z domova, přineslo jim letošní jaro další zkušenost: na home office zůstali déle, než by si kdy byli ochotni připustit. Některé firmy zjišťují, že vlastně kanceláře v podobě trvalého nájmu ani nepotřebují. To základní zvládnou členové jejich týmů z pohodlí domova, díky technice a technologiím mohou pracovat odkudkoli. Stále ve větším měřítku se ke slovu dostávají kanceláře pronajaté jen na den či dva v týdnu nebo pouze pro několik zaměstnanců, ale zato s veškerým komfortem a vynikajícími službami. Hovořila jsem o tom s Janou Gerhátovou, manažerkou pražského centra flexibilních kanceláří Business Link Visionary:

Opatření týkající se koronaviru odstartovala v řadě firem novou praxi, kdo mohl, pracoval na home office. Mnohé kanceláře zely prázdnotou, mnohé se začínají rušit. O čem to svědčí?

Koronavirová pandemie má, stejně jako jiné krizové situace, velký potenciál změnit koncept kancelářských prostor k lepšímu. Nově vzniklé sanitační nároky prakticky přes noc znemožnily práci ve velkých otevřených prostorech. Důraz na důkladnou hygienu, a to zejména v místech, kde spolu přicházejí zaměstnanci do kontaktu nejčastěji, bude v rámci kancelářských prostor i do budoucna sílit. Z těchto důvodů bude nejdůležitějším prvkem bezpečnosti kancelářského prostředí právě úroveň přidružených služeb. Zaměstnanci potřebují bezpečné místo pro výkon své práce a také pocit, že zaměstnavatel dělá pro jejich ochranu maximum. Přestože je pracovní trh v tuto chvíli nevyzpytatelný a spíše stagnující, dříve či později se ti nejlepší zaměstnanci přesunou k těm nejzodpovědnějším zaměstnavatelům. A tak ačkoliv jsou kanceláře v současnosti často prázdné, můžeme si být jisti, že lidé se do nich v dohledné době vrátí. K práci a novým nápadům totiž osobní kontakt stále neodmyslitelně patří.

Ano, bez osobního kontaktu žádná z firem působit dost dobře nemůže. Vidět se, mluvit spolu, osobně řešit to, co je běžné i nutné, to lidi svým způsobem naplňuje, odpovídá to jejich letitým zavedeným pořádkům. Chodit do práce je pro většinu z nás „normální“. Ale jsou i jiná řešení, kompromis, který začíná být trendem...

Kde jinde hledat podporu než v prostorách s nejširší nabídkou podpůrných služeb? V kancelářích Business Link se mohou lidé soustředit pouze na svou náplň práce, vše ostatní jim zajistíme v rámci nabízeného servisu, přičemž objem poskytovaných služeb od začátku pandemie vzrůstá. Už nestačí standardní úklidová služba v ranních hodinách každý den, ale je potřeba zajistit průběžnou dezinfekci všech společných prostor a běžně používaného vybavení. Kanceláře Business Link jsou osazeny efektivní klimatizací s kvalitními filtry. Samozřejmostí je dostatečné množství dezinfekčních prostředků na všech toaletách, v kuchyňce i na recepci.
Osobně si myslím, že lidé nebudou chtít pracovat z domova věčně. Koronavirus nás tak může motivovat k tomu, abychom spojili to nejlepší z home office s docházením do práce dvakrát až třikrát týdně. Tento trend ostatně inspiroval Business Link k vytvoření nového produktu Rotate, kdy má klient k dispozici například deset přístupových karet do kanceláře s pěti pracovními místy. Je potom na něm, jaký z jeho zaměstnanců si ve čtyřech jednoduchých krocích zarezervuje přes chytrou mobilní aplikaci své pracovní místo a který se rozhodne pracovat z domova.

Co tedy všechno nabízí vaše společnost například menším a středním firmám, jejichž management hojně pracuje z domova, ale třeba jednou až dvakrát týdně potřebuje komunikovat tváří v tvář?

Flexibilní kanceláře, které máme v Business Link Visionary v pražských Holešovicích, jsou už ze své definice připravené na nový přístup. Klienti mohou očekávat menší administrativní zátěž spojenou se sanitační problematikou v jejich firmě. Mají k dispozici oddělené kancelářské prostory v uspořádání back-to-back. Všichni zaměstnanci mohou samozřejmě využívat společné prostory Business Link a komunikovat s kolegy i z jiných firem u kávovaru nebo při obědě. Potřebuje-li si klient domluvit schůzku, stačí jednoduchá rezervace zasedací místnosti. Pokud zaměstnanci nedocházejí do kanceláře každý den, je zbytečné, aby firma platila za neobsazená místa. V tomto případě je ideální zmíněný produkt Rotate. Flexibilní kanceláře tak nabízejí klientům možnost pracovat značnou část času z domova, ale využívat plného servisu kanceláře ve dnech, kdy takto nepůsobí.

Zkuste nastínit příklad, který by doložil, zda je flexibilní kancelář levnější model než kancelář stálá. Třeba pro mikrofirmu o šesti zaměstnancích, kteří ještě v lednu působili z kanceláře o 40 metrech čtverečních a nájem ji přišel zhruba 14 000 Kč měsíčně, včetně úklidu, tepla, vody, elektřiny apod. Když si pronajme sedmkrát měsíčně obdobné místo u vás vždy na deset hodin, kolik zaplatí?

Nájem, energie a úklidové služby nejsou to jediné, co naše prostory nabízejí. V rámci pronájmu klient získává velké množství dalších nadstandardních služeb. I proto není reálné porovnávat výslednou cenu pronájmu jen dle metrů čtverečních. Business Link konkuruje klasickým kancelářím nikoliv cenou, ale především nabízenou kvalitou kanceláří, vybaveností zázemí a poskytovaným servisem. Klademe důraz na design a bezpečnost. Našim klientům rádi vytvoříme individuální nabídku na míru jejich představám a aktuálním potřebám.

Jaké další benefity tím získá? Co vše můžete nabídnout? I poštovní adresu a schránku na korespondenci?

Kromě již zmíněného jsou našim klientům k dispozici služby recepce, přijímání hostů, obstarání pošty, kvalitní internetové připojení nebo IT podpora. Mohou také využívat zasedací místnosti pro osobní schůzky nebo reprezentativní společný prostor, jednu z našich devíti teras nebo běžeckou dráhu na střeše. Samozřejmostí jsou v Business Linku plně vybavené kuchyňky s vodou, čajem a skvělou kávou.

A podle čeho je třeba se ještě rozhodovat?

Cena by určitě neměla být jediným rozhodujícím kritériem. Business Link nabízí řadu doplňkových služeb, které v podobné kvalitě a šíři nejsou běžně v kancelářích dostupné. Klienti se na nás navíc mohou spolehnout i v nestálých časech díky naší jedinečné možnosti přizpůsobit se jejich momentálním potřebám, změnách v počtu zaměstnanců i v případě růstu.

ptala se
Eva Brixi