Co všechno se vejde do poštovní obálky? Úřední dopis, věcně psaná faktura i přáníčka od srdce k Vánocům, životnímu jubileu nebo při jiné vhodné příležitosti. Přestože musí vzdorovat tlaku elektronické komunikace, požadavkům na rychlost, okamžitou zpětnou vazbu a nízké náklady, neztrácí tradiční psaní na významu. Naopak, když je provedeno kaligraficky, s osobitou grafikou, na kvalitním papíře, nese s sebou spoustu lidských emocí, originální pečeť odesílatele. Pak přednosti papírového dopisu teprve vyniknou. 

Chtěli jsme se po osudu poštovních obálek porozhlédnout v prostředí businessu, v němž racionální argumenty často mohou hrát hlavní úlohu při styku s klienty a obchodními partnery. Položili jsme proto několika významným podnikatelkám a manažerkám otázku:

Jaká je ve vaší firmě praxe s využíváním písemného styku s klienty? Při jakých příležitostech dáváte přednost papíru a obálce? A co si myslíte o budoucnosti dopisu posílaného poštovními nebo kurýrními službami při komunikaci s obchodními partnery?

Doplňme ještě, že partnerem ankety se stala společnost KRKONOSŠKÉ OBÁLKY s.r.o., která obálky vyrábí i potiskuje. Její generální ředitel Ing. David Kotajný z publikovaných názorů vybere autorku nejzdařilejší odpovědi a tu odmění milým dárkem. O tom, kdo to je,
se dovíte v prosincovém vydání naší Madam Business.

Ing. Ivana Šachová
jednatelka
SILEX spol. s r.o.

V běžném obchodním styku využíváme pouze e-mailovou korespondenci, ale v závěru roku jako poděkování za spolupráci v uplynulém roce rozesíláme přibližně
500 obálkovaných přání v DL formátu v obálce s potiskem vánočního motivu a našeho loga SCANquilt. Přestože je doba velmi uspěchaná, některé firmy zasílají jen e-mailové přání, některé žádné. Myslím si, že osobně podepsané přání má stále ještě svoji váhu a mile mne potěší i upřímná zpětná reakce. Nejsem si tak už jistá u obálek, i když mně se velmi líbí ty potištěné. Ty totiž velmi často končí v koši asistentky, která poštu otevírá. Byla bych však ráda, aby i obálka byla nosičem sdělení, protože prochází mnoha rukama a je i vizitkou odesílatele. Obálky větších rozměrů formátu A4, ve kterých posíláme smluvní písemnosti originál podepsané, používáme neutrální. Domnívám se, že tato forma zasílání nemůže nikdy vymizet.

Eva Kotýnková
Corporate Communications Manager
Tchibo Praha, spol. s r.o.

V naší společnosti převládá elektronická komunikace. Činíme tak v souladu se svou strategií trvale udržitelného podnikání a s ohledem na šetření přírodními zdroji. Proto jsme ustoupili od zasílání papírových faktur svým zákazníkům a v současnosti je posíláme ze svého e-shopu jen elektronicky. Ne zcela je elektronická forma komunikace možná v rámci písemného styku s obchodními partnery, a to tam, kde není, např. z technických důvodů, nastavená elektronická komunikace. Tam, kde to možné je, postupně přecházíme na elektronickou formu výměny dat i v případě obchodních partnerů. Výjimku tvoří vánoční období, kdy rozesíláme některým obchodním partnerům tištěná přání, ale využíváme i elektronickou verzi. Do budoucna si myslím, že právě díky zvyšujícímu se zájmu o společensky odpovědné chování firem bude „papírová“ forma komunikace na ústupu.

Anna Šperlová
jednatelka
EXCELLENT Plzeň s.r.o.

Elektronická komunikace je výborná věc, je to rychlé a pohodlné, ale stále mám radost, když se ve schránce objeví obálka. Ve firmě využíváme obálky jen výjimečně, pokud si to klient přeje, a možná je to škoda. Obálka je nedoceněná i z hlediska marketingu, zatím bohužel více používána v zahraničí než u nás. Věřím však, že poštovní obálka přežije další desetiletí.

Mgr. Zuzana Ceralová Petrofová
prezidentka
skupina PETROF

Jelikož naše obchodní partnery naleznete v 65 zemích světa, většina komunikace probíhá prostřednictvím e-mailů. Jsou však příležitosti, kdy je dopis nezastupitelný. Gratulace k výročí, poděkování za spolupráci, osobní přání. Jednoduše informace, kterou chceme uchovat dlouhodobě.
V takovém případě volíme ručně vyrobený papír i obálku, kterou vzadu přelepíme zlatou samolepkou s rodinným erbem. Stejným způsobem zasíláme i poděkování svým zákazníkům za to, že si zakoupili náš nástroj. Můj osobní dopis s vlastnoručním podpisem je přidáván ke každému nástroji, který se u nás vyrobí a který pak putuje ke svým majitelům do všech koutů planety. Myslím si, že tento možná konzervativní, ale velmi osobní způsob korespondence, nelze ani v budoucnu zcela nahradit elektronickou poštou.

Eva Děkanová
marketingová manažerka
skupina Geis

Doba je překotná. Obecně můžeme říci, že místo papírových dopisů posíláme velmi rychle a levně e-mail s krásnou grafikou velké skupině klientů a zároveň můžeme využít možnosti call to action a vidět okamžitou reakci, tedy pokud nás nezaskočí GDPR. S jednotlivými klienty je běžná
e-mailová a telefonická komunikace. Ale papír a obálku používáme stále, jen o poznání méně a jinak.
V běžném „kancelářském“ životě jsou to smlouvy, které je třeba opatřit podpisem zástupců smluvních stran, všechny originály důležitých materiálů, ale také například pozvánky nebo – sice již v malém množství, ale přece jen – ještě faktury. I v marketingu a obchodě je někdy lepší zanechat po sobě jinou než digitální stopu. Může to být krásný dopis na pěkném papíře, a navíc se zajímavou informací nebo jinou přidanou hodnotou, firemní noviny, které posíláme s průvodním dopisem svým klientům, milé novoročenky nebo blahopřání k životnímu jubileu. A našlo by se toho určitě více. Budoucnost dopisu je nejistá, technologie nakonec plně nahradí písemnou komunikaci, ale nedokážu posoudit, jak rychle to bude. Ale nezapomeňme na něj! Co když vypnou proud?

Jitka Součková
Marketing Manager CZ&SK
Grafton Recruitment s.r.o.

Poštovní služby jsou u nás stále využívané. Posíláme smlouvy i další důležité dokumenty. Komunikujeme jak s obchodními partnery, tak s kandidáty. Těm, které jsme úspěšně umístili u našich klientů, posíláme v den nástupu do nového zaměstnání malý dáreček, který se právě vejde do obálky. Od čeho jsme však časem upustili, jsou vánoční přání posílaná poštou. Ušetřené peníze každý rok raději věnujeme na charitativní účely.

Helena Kohoutová
jednatelka a Managing Director
Agentura HELAS, s.r.o.

Papír a obálka začíná být pro mnoho lidí i firem nostalgická vzpomínka na „krásné dobré časy“. Vztah k nim mám velmi osobní a důležité věci opravdu stále vyřizuji prostřednictvím osobního psaní, zprávy na kvalitním papíru a ručně napsané s mým podpisem. Vždyť je to vzrušující otevírat krásnou obálku a těšit se na to, co je uvnitř. Je to jako s knihou.
V rámci firemní komunikace a jako pořadatelé významných společenských událostí stále využíváme papírové formy, kdy sladíme styl obálky s pozvánkou, a vybíráme z krásných a luxusních materiálů. Na některé obálky dokonce tiskneme hezkou zprávu, obrázek a logo. Lidé zpozorní a upřímně si takové zprávy váží zcela jinak než běžné zprávy/pozvánky v e-mailu.
V této věci mně vždy byla inspirací moje prvorepubliková babička, která si na písemné formě zakládala a jakýkoliv svátek, narozeniny, Vánoce či Velikonoce neopomněla a napsala krásný pohled či psaní. Kultura této tradice je stále živá v Anglii, kdy mně fascinuje množství a nabídka nejrůznějších přání, která mají krásný styl a design a pozvánka/přání ladí s obálkou. Můj muž je Angličan, proto je tato tradice v naší rodině stále živá a jsem s ní neustále konfrontována. Na druhou stranu pro běžnou komunikaci v naší firmě či osobním životě využíváme elektronické formy z ekologických a cenových důvodů.

připravil Pavel Kačer a Eva Brixi