Marcela LonkováÚčetní má znalosti a schopnosti k tomu, aby se stala nebo stal pro klienta finančním ředitelem, business konzultantem nebo risk managerem. Chcete data z businessu v reálném čase? Digitalizujte účetnictví! To říká v rozhovoru Ing. Marcela Lonková, zakladatelka společnosti This One, která se věnuje digitalizaci účetnictví a daňovému poradenství.

Digitalizace pro většinu lidí znamená přechod do prostředí počítačů a online prostoru. Jak si to konkrétně představit v případě účetnictví?

Účetnictví je stále hodně „papírový“ obor. Účetní doklady tisknou, zakládají do šanonů, odškrtávají si na papírových seznamech, zda vše zkontrolovali, a to je jednou z největších výzev digitalizace účetnictví – zbavit se papírů, zajistit doklady v elektronické podobě a nahrazovat rutinní činnosti novými nástroji. Manuální účetní práce je zdlouhavá, a tak se často stává, že účetní výstupy má klient s měsíčním zpožděním, nebo i později. Snadný a neomezený přístup k datům je dnes základ pro podnikání. Digitální účetnictví se dá zpracovávat online, vystavené faktury může do účetnictví importovat robot v okamžik vzniku, stejně tak skladové pohyby. Dnes je běžné napojení na banky a online sledování pohledávek. To vše může přinést digitální účetnictví.

Kdo se stává v tuto chvíli nositelem změn? Jsou to velcí hráči a technologické firmy, nebo jde změna spíš zespoda od menších firem, kde bývá snazší změny prosadit?

Zatím stále převažují větší firmy s technologickým zázemím a myšlením startupů – ty mají ­dost finančních a technických prostředků na to, aby změnu mohly provést, zároveň je ale nebrzdí korporátní prostředí s neflexibilními pravidly.

Je přechod na digitální účetnictví náročný, časově i personálně? Můžete poskytnout nějaké konkrétní doporučení?

Nejnáročnější je změna mentální – člověk, který se chce do digitalizace pustit, musí úplně jinak přemýšlet. Musí opouštět zajeté stereotypy, hledat inovativní řešení, nebát se selhání. Spousta změn je pouze procesních. Například obeslat dodavatele se sdělením, ať faktury v elektronické podobě zasílají na jeden konkrétní e-mail. To stojí pouze zlomek času jednoho člověka. Ze své zkušenosti víme, že za necelý rok jste schopni transformovat celou svou společnost od základů – nastavit procesy, nasadit nové technologie, zaškolit lidi, zvýšit marži, vytvořit nové produkty. Ideální je mít v týmu člověka, který se celé transformaci bude věnovat. Nemusí to být na celý úvazek, ale změna by měla být jeho hlavním úkolem. Osobně bych doporučila najít si odborného konzultanta, který pomůže s komunikací celého projektu do firmy. Pro digitalizaci potřebujete mít angažovaný tým, který celou změnu pochopí, přijme a ideálně podpoří.

Firma se rozhodla s digitalizací začít. Na koho se obrátit, kam směřovat první kroky?

Určitě je lepší nebýt na změnu sám a najít si nějakého partnera, který radí v oblasti digitální transformace. Měl by to být někdo, kdo bude hledat řešení vám na míru. Na trhu je několik firem, které to dělají dobře, třeba i naše kancelář se tomuto poradenství věnuje. Prvním krokem by měla být analýza současného stavu, vydefinování vize a představení projektu do týmu.

Je Česká republika legislativně připravena, aby motivovala k převodu účetnictví do digitálního prostředí?

Od roku 2024 bude účinná novela zákona o účetnictví, která reaguje na digitalizaci. Novela zákona staví na rovno účetnictví vedené fyzicky i elektronicky. Ponechává volnější prostor způsobu, jakým zajistíte integritu účetního dokladu. Reaguje na rychle se rozvíjející IT oblast a připravuje se na to, že nebude potřeba s každým novým IT řešením měnit zákony. Archivaci dokladů v digitální podobě bude mít však nařízený pouze veřejný sektor, a to od roku 2026, z důvodu transparentnosti a environmentálního dopadu. Ze zkušenosti ze zahraničí víme, že jsou efektivní prostředky, které digitalizaci velmi napomáhají, například jednotný datový formát faktury. K těm máme ještě dost daleko, ale věřím, že se jich v budoucnosti dočkáme.

Jak může účetním pomoci aktuálně velmi frekventované téma umělé inteligence?

Umělá inteligence už účetním pomáhá. V ČR máme skvělé lidi, kteří vytvářejí skvělá řešení. My už pět let využíváme umělou inteligenci „od kluků“ z Rossum, ta za nás vytěžuje údaje z faktur a ve spojení s dobře udělanou integrací na účetní software už jsou doklady pořizovány bez zásahu člověka. Jiné umělé inteligence jsou schopné budgetovat, účtovat. Všechny tyto nástroje by měly nahradit rutinní práci účetních a měly by je uvolnit k jejich odborné činnosti, k poradenství, na které tak dlouho studovali.

Dalším často skloňovaným tématem v souvislosti s digitalizací je bezpečnost dat. Účetnictví jistě lze považovat v tomto smyslu za velmi exponovanou oblast. Máme aktuální řešení, dostatečně odolná vůči rizikům?

Nic není na sto procent, ale přínos digitálního účetnictví výrazně převažuje nad riziky. Ale je potřeba nepodceňovat tuto oblast a klást na ni důraz. Nejrizikovějším bývá vždy chování zaměstnance, ne technologie samotná. Nelze proto zapomínat na vzdělávání v této oblasti, pravidelné školení zaměstnanců a testování jejich schopností. Investice do této oblasti se mají stát v každé společnosti součástí rozpočtu nejen v účetnictví.

Jednou jste zmínila, že jste nestudovala vysokou školu, abyste přepisovala faktury. Kde tedy vidíte pozici účetního v digitálním světě?

Účetní má znalosti a schopnosti k tomu, aby se stala nebo stal pro klienta finančním ředitelem, business konzultantem, risk managerem, a s trochou technického vzdělání třeba i datovým analytikem, projektovým manažerem a implementátorem technologií. Roboti nevezmou práci lidem, kteří je budou umět ovládat, nastavovat.

Vaše firma This One se specializuje na digitální transformaci a automatizaci. Máte nebo připravujete nějaké vlastní řešení ve formě aplikace nebo softwaru?

Máme naše řešení This App, které propojuje umělou inteligenci od Rossum na účetní software PREMIER. Letos se mohou naši klienti těšit na něco úplně nového, zatím ale nemůžu prozradit, co přesně to bude.

ptal se Pavel Kačer